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檔案庫房區(qū)的檔案裝具布置是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié),以下是檔案室配置標準中對檔案裝具布置的具體建議:
一、布局原則
1.整齊一致:檔案裝具的排放應整齊一致,橫豎成行。如果箱、架、柜大小式樣不同,則應適當分類,盡可能做到整齊劃一。
2.合理利用空間:架(柜)之間的主要過道寬度一般1米-1.2米,一般過道寬度0.8米左右為宜。為了便于對庫房內檔案的管理和迅速存取,所有裝具應按某一排列走向和順序依次編列號(排號)、欄架號、格層號(箱號),其號碼一律采用阿拉伯數字。
3.便于通風采光:檔案裝具(如檔案柜、密集架)應成行垂直于有窗的墻面布置,這樣便于通風和采光,同時也有利于檔案的檢索和利用。對于無窗庫房,檔案裝具的排列也應注意不能妨礙通風。
二、具體布置方法
1.編號與標識:
自檔案庫(室)門口起從左到右編箱、架、柜號,每個架(柜)的欄也從左向右編號,每欄的格自上而下編號(如果沒有欄,則自上而下編格號)。
編號應清晰、準確,便于工作人員快 速定位檔案。
2.特殊檔案的處理:
對于特殊載體的檔案,如照片、錄音、錄像等,應根據檔案制成材料的不同,分庫存放、排列或排架。
在同一種載體內,通常按全宗排架,即一個全宗內的檔案集中在一起存放、排列。但應在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待,并在全宗末尾放置參見卡片,指明存放地點,以保持應有的聯(lián)系。
3.檔案的保護:
對于珍貴檔案和不宜豎放的檔案,如底圖等,應采用平放或卷放的存放方式,嚴禁折疊。
檔案裝具的材質應選用耐腐蝕、防霉、防火、防潮的材料,如冷軋鋼板或優(yōu) 質鋼板,并經過除油、去銹、磷化等前處理,以確保其耐用性和對檔案的保護性。
三、環(huán)境控制與安全措施
1.環(huán)境控制:
庫房區(qū)應具備良好的通風條件,并安裝相應的通風、空調設備。有條件的可配備恒溫恒濕設備,以保持適宜的溫濕度環(huán)境。一般要求溫度保持在14℃-24℃,相對濕度保持在45%-60%。
庫房內應配備溫濕度監(jiān)測調控系統(tǒng),實時監(jiān)測庫房內的溫濕度變化,并根據需要自動調節(jié)溫濕度。
2.安全措施:
庫房內應配備滅火設備、防蟲設備、除濕設備等,同時應設置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭等安保措施,確保檔案的安全。
檔案存放室(庫房)門窗要有防盜功能,密閉良好,大開窗的要做防光處理。
綜上所述,檔案庫房區(qū)的檔案裝具布置需要綜合考慮布局原則、具體布置方法以及環(huán)境控制與安全措施等多個方面。通過合理的布置和有效的管理,可以確保檔案的安全、完整和易于檢索利用。