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檔案庫房區(qū)的檔案裝具布置是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié),以下是檔案室配置標準中對檔案裝具布置的具體建議:
一、布局原則
1.整齊一致:檔案裝具的排放應(yīng)整齊一致,橫豎成行。如果箱、架、柜大小式樣不同,則應(yīng)適當分類,盡可能做到整齊劃一。
2.合理利用空間:架(柜)之間的主要過道寬度一般1米-1.2米,一般過道寬度0.8米左右為宜。為了便于對庫房內(nèi)檔案的管理和迅速存取,所有裝具應(yīng)按某一排列走向和順序依次編列號(排號)、欄架號、格層號(箱號),其號碼一律采用阿拉伯數(shù)字。
3.便于通風(fēng)采光:檔案裝具(如檔案柜、密集架)應(yīng)成行垂直于有窗的墻面布置,這樣便于通風(fēng)和采光,同時也有利于檔案的檢索和利用。對于無窗庫房,檔案裝具的排列也應(yīng)注意不能妨礙通風(fēng)。
二、具體布置方法
1.編號與標識:
自檔案庫(室)門口起從左到右編箱、架、柜號,每個架(柜)的欄也從左向右編號,每欄的格自上而下編號(如果沒有欄,則自上而下編格號)。
編號應(yīng)清晰、準確,便于工作人員快 速定位檔案。
2.特殊檔案的處理:
對于特殊載體的檔案,如照片、錄音、錄像等,應(yīng)根據(jù)檔案制成材料的不同,分庫存放、排列或排架。
在同一種載體內(nèi),通常按全宗排架,即一個全宗內(nèi)的檔案集中在一起存放、排列。但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待,并在全宗末尾放置參見卡片,指明存放地點,以保持應(yīng)有的聯(lián)系。
3.檔案的保護:
對于珍貴檔案和不宜豎放的檔案,如底圖等,應(yīng)采用平放或卷放的存放方式,嚴禁折疊。
檔案裝具的材質(zhì)應(yīng)選用耐腐蝕、防霉、防火、防潮的材料,如冷軋鋼板或優(yōu) 質(zhì)鋼板,并經(jīng)過除油、去銹、磷化等前處理,以確保其耐用性和對檔案的保護性。
三、環(huán)境控制與安全措施
1.環(huán)境控制:
庫房區(qū)應(yīng)具備良好的通風(fēng)條件,并安裝相應(yīng)的通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備。有條件的可配備恒溫恒濕設(shè)備,以保持適宜的溫濕度環(huán)境。一般要求溫度保持在14℃-24℃,相對濕度保持在45%-60%。
庫房內(nèi)應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng),實時監(jiān)測庫房內(nèi)的溫濕度變化,并根據(jù)需要自動調(diào)節(jié)溫濕度。
2.安全措施:
庫房內(nèi)應(yīng)配備滅火設(shè)備、防蟲設(shè)備、除濕設(shè)備等,同時應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭等安保措施,確保檔案的安全。
檔案存放室(庫房)門窗要有防盜功能,密閉良好,大開窗的要做防光處理。
綜上所述,檔案庫房區(qū)的檔案裝具布置需要綜合考慮布局原則、具體布置方法以及環(huán)境控制與安全措施等多個方面。通過合理的布置和有效的管理,可以確保檔案的安全、完整和易于檢索利用。